I software per la gestione del personale oramai hanno calamitato l’attenzione dei reparti HR di moltissime aziende. Utili strumenti per l’organizzazione e la direzione dei propri dipendenti in azienda, le loro funzioni progrediscono di anno in anno aggiungendo elementi fondamentali per migliorare il benessere dei lavoratori. Da questo dipende infatti l’operato produttivo di tutta l’azienda e la possibilità di attrarre e avere tra le proprie fila i talenti migliori sul mercato.
Il modo del lavoro, soprattutto dopo la pandemia, è radicalmente cambiato ed evoluto. La richiesta, oggigiorno, è una maggiore digitalizzazione e semplificazione dei processi che possono essere automatizzati, così da avere più tempo per nuove strategie bisognose di uno sforzo energetico ed intellettuale maggiore.
Cosa sono i software di gestione
Il settore del Risorse Umane è considerato uno dei più importanti all’interno di ogni azienda. Deputato alla gestione dei dipendenti, i responsabili del settore spaziano tra ambiti diversi ma legati tra loro: contabilità, selezione del personale, contrattualistica, formazione e sviluppo, solo per citarne alcuni. Competenze che hanno la necessità di comunicare tra di loro in modo efficiente e veloce per non rallentare il lavoro e assicurare serenità in azienda.
I software di gestione nascono con l’obiettivo di snellire una serie di compiti e permettere una comunicazione integrata e diretta sia tra i diversi ambiti delle risorse umane che tra il settore stesso e tutti i dipendenti. Allo stesso modo, lo scopo è anche quello di automatizzare qualsiasi pratica complessa dal punto di vista di dispendio di energie e tempo.
Cosa fanno i software di gestione
Dotare la propria azienda di un gestionale risorse umane è la soluzione ottimale per risparmiare tempo e denaro. Chi lavora nell’ambito ha la consapevolezza che molti dei compiti che vengono svolti manualmente hanno la possibilità di poter essere automatizzati. In sostanza, piuttosto di avere sulla scrivania una serie di fogli, documenti e scartoffie varie da consegnare ai propri dipendenti o dover caricare sul proprio pc, con un semplice click la questione può essere risolta facilmente.
Prendiamo ad esempio la compilazione e la consegna delle buste paga, operazioni molto importanti e che, soprattutto la prima, deve essere fatta con attenzione e cautela per non commettere errori. Affinché i cedolini vengano stilati correttamente è necessario fare riferimento ad una mole importante di dati differenti per ogni dipendente. Per ognuno bisognerà calcolare la retribuzione mensile sulla base delle ore lavorate, i giorni di ferie, di malattia, permessi e tasse varie. Attraverso un gestionale risorse umane tali operazioni diventano automatiche, essendo tutti i dati inseriti in un apposito sistema in grado di aggregarli ogni fine mese per l’elaborazione delle buste paga.
Ne discende un’altra caratteristica, ossia la rilevazione delle presenze. I dipendenti, tramite questa funzione potranno inserire nel portale tutti i loro dati su straordinari, ore di lavoro in presenza e in smart working, richiesta ferie e permessi. Oltre a questo, per il settore Risorse Umane sarà più facile avere un quadro sull’andamento del lavoro, i picchi stagionali, il livello di assenteismo.
Ma le potenzialità dei software sono infine rispetto alle due funzioni illustrate a titolo esemplificativo. E data la vastità delle caratteristiche che i software di gestione contemplano molti di questi sono personalizzabili, potendo scegliere le funzioni più risolutive per le proprie esigenze.
Come scegliere il proprio gestionale risorse umane
La grandezza della propria azienda potrebbe essere il primo elemento utile per capire di cosa si ha davvero bisogno. Aziende piccole e con pochi dipendenti che per la maggior parte del tempo lavorano da casa, potrebbero semplicemente di aver bisogno del software per le timbrature in smart working o per lo scambio di documenti. Il costo in questo caso è abbastanza ridotto. Le imprese con un numero maggiori di dipendenti necessiteranno, ovviamente, di più funzioni per snellire tutti quei processi che se ripetuti per un numero importante di volte possono far perdere parecchio tempo.
In ogni caso, il miglior modo per scegliere il software hr da acquistare è facendo una valutazione dei punti deboli aziendali e implementare, anche in maniera graduale, tutti i tool utili a trasformare le criticità in punti di forza per il futuro.
